Aprenda a utilizar sua agenda corretamente

Se você deseja ser uma pessoa mais organizada e eficiente, o melhor a fazer é utilizar uma agenda diariamente. Seja uma agenda virtual ou uma agenda de papel, você precisa aprender a guiar-se por ela. Aqui vão algumas dicas para você usar uma agenda corretamente.


Estabeleça metas a longo prazo: Você precisa ter um objetivo na vida. Descubra qual o seu objetivo a longo prazo. Ser um grande empresário? Comprar uma casa? Aprender um idioma?


Estabelecer metas mensais: Depois de definidas as suas metas a longo prazo você precisa definir metas mensais que irão conduzi-lo a sua meta a longo prazo. Se seu objetivo é aprender um idioma, então uma meta mensal poderia ser traduzir textos ou ver filmes sem legendas, ou ambos. Não esqueça das metas pessoais, como ser um pai mais presente ou uma pessoa mais carismática.


Estabelecer ações diárias: Agora que você sabe suas metas do mês, você precisa estabelecer as ações diárias. É importante que você planeje seu dia na noite anterior, ou cedo da manhã do mesmo dia (todos os dias), pois o grande erro de quem não consegue usar agenda é justamente distribuir atividades ao longo de vários dias. A pessoa acha que se conseguir escrever o que fará em cada dia durante um mês ela vai ter o controle de tudo. A pessoa acaba esquecendo da agenda, e é preciso ter um contato direto e constante com ela!


Manutenção constante das ações: Como foi dito, é necessário um contato constante com sua agenda, e por isso você não precisa seguir a risca o que você programou. O que quero dizer é que se for necessário mudar alguma ação que você programou, MUDE! A vida é cheia de surpresas. Se você tem tudo programado para hoje e acontece algo inesperado (como por exemplo a visita de um parente inconveniente), você precisará mudar o que planejou. Algumas ações terão que ser adiadas para outro dia. Ou novas ações terão que aparecer para agora.


Estabelecer prioridades: Classifique suas ações em A (urgente), B (importante) ou C (dispensável) . Ações urgentes são aquelas que não podem ser adiadas e devem ser executadas o quanto antes pois exigem um prazo. Se você precisa entregar um relatório para o seu chefe amanhã, então sua tarefa de nível A para hoje é "fazer o relatório". Ações importantes são aquelas que podem ser feitas depois que você já concluiu as de nível A. E ações dispensáveis são aquelas que podem ser adiadas, mas que facilitam muito a vida se forem executadas o quanto antes (exemplo: organizar sua casa, lavar o carro, telefonar pra mamãe, etc). Portanto, classifique suas ações e execute-as seguindo a ordem ABC. Primeiro A, depois B e depois C. Se necessário, faça subclassificações, como A1, A2, B1, B2, B3, C1 etc...


Registrar eventos/compromissos: Faça isso em uma folha a parte. Não registre compromissos nas folhas diárias pois é mais difícil manter o controle. Use apenas uma folha para registrar os eventos, e coloque a data ao lado de cada evento.